業務の手順と進捗を管理するビジネスプロセスは、多くの企業に日常的に存在しています。そして、ビジネスプロセスを管理することで、企業活動を一層効率よくし、変化への対応力を強化します。
1.3.1 ビジネスプロセスの課題
ビジネスプロセスは、様々な範囲や粒度で存在しており、それに応じて色々な方法で管理されてきまし
た。たとえば、小規模なビジネスプロセスであれば、Excel・紙ベースで管理することもできるでしょ
う。また、複数の組織・拠点・外注先・システムをまたがった大規模な業務では、ネット上のファイル
サーバやグループウェアによる情報共有と定期的なミーティングにより業務の足並みをそろえているで
しょう。また、大企業の販売管理などでは、専用の大規模情報システムを使っている場合もあります。
このような業務の手順と進捗の管理では、一般的に、次のような課題を抱えていると言われています。
- 担当者ごと部門ごとに属人化、情報システムのサイロ化
- 個々の部門・拠点ごとの進捗状況を、Excel や伝票・台帳などで個別記録している
- 案件の進捗などは、メールや電話・FAX で連絡している
- 管理のために、業務の記録・整理・連絡・調整・集計・分析に膨大な手間がかかる
- 組織間で業務の進捗が分散。誰かに聞かないと把握できない
- 業務負荷が高くなると、すぐに回らなくなる
- 業務の効率的な運用と継続的な改善を阻害している
1.3.2 ビジネスプロセス管理の効果
BIZ PLATFORM は、このようなビジネスプロセスの管理を一層効果的に行い、次のように業務を「標
準化」 「見える化」 「統制」します。
- 標準化：
業務の手順や案件情報の形式など、組織・拠点・地域を越えて、共通の枠組みを構築 - 見える化：
個別案件の進捗・履歴や関連案件の状況、傾向の集計・分析など、タイムリーに確認 - 統制：
「いつ誰が何をする」「いつ誰が何をしたのか」を記録する仕組みを実現
1.3.3 ビジネスプロセス管理の重要性
企業活動において、組織と業務を管理・運営するマネジメントには、多くの取り組むべきテーマがあり
ます。これらの課題は、いずれも業務と組織に密接な関係があり、それを改善できれば、ビジネスのパ
フォーマンスを劇的に向上させることができます。
その中で、特に重要なのが「ビジネスプロセス管理」です。なぜなら、ビジネスプロセスは業務の手順
と進捗状況そのものであり、ビジネスプロセスを管理すれば、業務の手順と進捗をダイレクトに改善で
きるからです。さらに、ビジネスプロセス管理により、ほかの改善テーマの効果も高めることができま
す。だからこそ、ビジネスプロセス管理がもっとも重要なのです。
- たとえば、ある企業の IT 部門は、自社システムに関する問い合わせ業務プロセスを管理する
ことで、問い合わせ対応率をたった 3 か月で 3.7 倍に向上 - ある BPO サービスセンターは、ビジネスプロセスの改善でコスト効率を 2.5 倍に改善
- ビジネスプロセス管理とは無関係にみえる業種別・業務別の課題であっても、多くのケース
で業務プロセスの改善が効果を発揮
BIZ PLATFORM のさらに多くの導入事例を、BIZ PLATFORM 製品情報サイトの導入実績ー
( https://www.biz-platform.com/case_study/)で紹介しています。
目まぐるしく変化する現代のビジネス環境において、業務パフォーマンスの改善には、ビジネスプロセ
ス管理によるダイレクトな成果が求められているのです。