帳票出力は、Excelファイルをベースにしたテンプレートで案件情報を出力する機能です。
ここでは、「帳票を出力する」ファンクションをアクションに追加する方法と、帳票を添付するアクションの設定方法を説明します。
なお、関連案件の帳票出力は、4.5 関連プロセスのテクニック > 「帳票を出力する」ファンクションで、関連案件の情報を出力 を参照ください。
8.3.1 Excelテンプレートを登録する
帳票を出力するExcelテンプレートを登録するには、次のように操作します。
設定の流れ
Excel帳票を出力するには、次の3つの設定を行います。
- 帳票設定の画面を呼び出す
- 帳票を設定する
- Excelファイルをテンプレートとして登録する
※ あらかじめ、シート名(例：案件データ)を指定したExcelファイルをテンプレートとして作成しておきます。
1. 帳票設定の画面を呼び出す
まず、帳票を設定する画面を呼び出します。
- 管理者権限でログインし、管理画面を開く
- 「プロジェクト管理」タブをクリック
- 左メニューで、「プロジェクト情報」を選択する
- 「その他の設定」-「帳票設定」を選択する
2. 帳票を設定する
続いて、次のように、帳票の設定を行います。
- 帳票一覧の「追加」ボタンをクリック
- 「帳票設定」ポップアップが表示されたら、帳票名を入力する(例：作業報告レポート)
- 右側の追加リンクをクリック
- 「追加」ポップアップが表示されたら、次のように設定して「完了」ボタンをクリック
- 出力データ ： 案件データ
- シート名 ： (例：案件データ)
5.「帳票設定」ポップアップの「完了」ボタンをクリック
3. Excelファイルをテンプレートとして登録する
そして、テンプレートとなるExcelファイルをアップロードします。そのために、あらかじめシート名(例：案件データ)を指定したExcelファイルをテンプレートとして作成しておきます。
- 「作業報告レポート」の「テンプレート」(アップロード)リンクをクリック
- 「アップロード」ポップアップが表示されたら、「参照」ボタンをクリックして、テンプレートとなるExcelファイル(例：test_report_template.xlsx)を選択
- 「完了」ボタンをクリック
これで、帳票一覧に「作業報告レポート」という帳票が追加されました。
8.3.2 Excel帳票の出力項目順を設定する
「帳票を出力する」ファンクションを設定したアクションでは、出力項目順を設定できます。帳票の出力項目は、「出力項目一覧」の順序で表示されます。
設定するには、プロジェクト情報の「その他の設定」で、「帳票設定」を行います。操作は、次のようになります。
- 帳票一覧で、「出力項目」-「(数値)」リンクをクリック
- 帳票設定－出力項目設定で、「出力項目作成」ボタンをクリック
- 「出力項目作成」画面で、出力したい項目を左側から右側にドラッグ＆ドロップする
- 「完了」ボタンをクリック
8.3.3 「帳票を出力する」ファンクションをアクションに追加する
「帳票を出力する」ファンクションと他のファンクションを組み合わせたアクションを作成するには、次のように操作します。
- 該当するプロセス管理を表示する
- 「プロセス管理」欄の「プロセス一覧」で、アクションを追加したいプロセスの「アクション」(詳細)リンクをクリック
- 「アクション作成」ポップアップが表示されたら、アクション名を入力する(例：受付中にする(作業依頼帳票を添付))
- 使用したいファンクションを右側から左側にドラッグ&ドロップ
- 帳票を出力する
- ステータスを更新する
- 案件を更新する
5.「完了」ボタンをクリック
このあと、遷移後ステータスと画面項目・ロールを設定します。
8.3.4 帳票ファイルを案件に添付するには
帳票ファイルは、案件に添付することができます。
「帳票を出力する」ファンクションを追加したアクションで、帳票を添付するよう設定するには、あらかじめ次の設定をしておきます。
- 帳票を添付するため、添付ファイル型画面項目を追加(例：作業依頼票)
次に、アクションを次のように設定します。
- 追加したアクションの「ファンクション - その他」(帳票を出力する)アイコンをクリック
- 「ファンクション名：帳票を出力する」ポップアップが表示されたら、次のように設定する
- 帳票名： 例 帳票の説明
- 出力先： 例 添付ファイル
3.「完了」ボタンをクリック