SmartStage/BIZ PLATFORMの定型作業も、BizRobo!（RPA）を利用することで更に軽減化が進みます。
【事例その1】 採用情報の管理業務の自動化
採用活動を担う人財開発部での問題として
①エントリーした学生の選考状況の把握に時間を要する
②学生データの重複
という2つの問題があり、「SmartStage/BIZ PLATFORM」を導入し、採用プロセスの可視化とステータス管理を行った。
学生のエントリー情報や成績証明書などの付随データが一元管理でき、会社説明会参加・書類選考・採用試験・面接などの採用プロセスの可視化を実現。
しかしながら「BSmartStage/BIZ PLATFORM」だけでは②の課題が解消できず、管理用データ作成・加工に莫大な時間を要し、転記ミスなどのヒューマンエラーも多く存在したため、正確かつ高速での自動処理が可能であるRPAに着目。
BizRobo!の導入により、新卒採用活動における4つの業務の自動化を実現
RPAの導入後、順次、以下の一連のマニュアル作業の自動化に成功しました。
①エントリーした学生情報を複数の求人媒体から抽出してファイルサーバに保存、またそのデータを加工してBIZ PLATFORMへ取込
②履歴書・成績証明書など必要書類のPDFを抽出し、ファイル名を変更してBIZ PLATFORMへ取込
③適性検査の回答をPDFで抽出してBIZ PLATFORMへ登録、また審査結果をcsvで抽出して保存
④ 面接で使用する選考資料を、面接日・対象学生・面接官の人数に合わせて所定の形式で印刷
【事例その2】 帳票出力の自動化
「SmartStage/BIZ PLATFORM」を導入し、起票された注文情報を受注～納品までの受注管理をステータスで可視化を実現。
受注時の情報から帳票出力機能を利用して請求書を出力していたが、一括での出力ができないため、作成担当者は一件ずつ帳票出力を実行する必要があった。単純作業ではあるが、件数が多い時期には担当者が作業時間をとられてしまう悩みがあった。
BizRobo!の導入により、夜間不在時の自動出力を実現
単純作業はRPAが得意とするところであり、かつ実行時間も営業時間外を設定することが可能なため、人が不在の間にロボットが請求書を全て出力。朝、担当者が出社時には全て指定のフォルダに出力されている状態を実現することができた。
①SmartStage/BIZ PLATFORMへログインする。
②出力対象案件から帳票出力アクションを実行し、pdfファイルを案件に添付する。
③案件の添付ファイルを指定のフォルダにダウンロードする。
④②～③を案件分繰り返し実行する。