イベント管理では、受信したメ―ルの情報を元にして、案件を自動起票することができます。
※メールを取り込むには、サービス提供者による、取り込みメールアドレスの設定が必要です
9.2.1 基本動作
イベント管理で受信したメールは、「プロジェクト管理」-「イベント一覧」で確認することができます。これは、次の手順で呼び出します。
- 管理画面にアクセス
- 「プロジェクト管理」-「イベント一覧」をクリック
9.2.2 設定
イベント管理を設定するには、管理画面で設定が必要です。設定は、「プロジェクト管理」-「イベント管理」でメールイベントを設定します。設定の手順は次のようになります。
1. メールイベントを新規作成する
2. メールから抽出する項目を設定する
3. 取込ルールを作成する
4. 取込む画面項目を指定する
1. メールイベントを新規作成する
メールイベントを設定するには、まず、メールイベントを新規作成します。これは、次の手順で行います。
- 左メニューで、「プロジェクト管理」-「イベント管理」をクリックし「イベント管理」を呼び出す
- 「新規作成」ボタンをクリック
- 「新規作成」ポップアップが表示されたら、必要事項を入力。この時、「アクション実行者」として、メールアドレスを設定してあるユーザーを指定する
- 「完了」ボタンをクリック
これで、メールイベントが追加されました。「メールイベント一覧」に、追加したメールイベントが表示されます。
※ 設定したメールイベントを変更するには、メールイベント一覧で変更したいメールイベント名をクリックし、「メールイベント管理」画面で「編集」をクリックします。
2. メールから抽出する項目を設定する
続いて、受信メールから抽出する項目を設定します。これは、次の手順で行います。
- メールイベント一覧で設定したいメールイベント名をクリック
- 「メールイベント管理」画面が表示されたら、「項目抽出設定」の「新規作成」ボタンをクリック
- 「新規作成」ポップアップが表示されたら、必要事項を入力
- 「完了」ボタンをクリック
これで、受信メールから抽出する項目を設定できました。「項目抽出設定」には、設定した項目が表示されます。
3. 取込ルールを作成する
次に、受信メールを取り込むルールを設定します。これは、次の手順で行います。
- 「取込ルール設定」の「取込ルール作成」ボタンをクリック
- 「取込ルール作成」ポップアップが表示されたら、必要事項を入力
- 「完了」ボタンをクリック
これで、受信メールを取り込むルールが設定できました。「取込ルール設定」には、追加したルールが表示されます。
4. 取り込む画面項目を指定する
最後に、取り込み先の画面項目を指定します。これは、次の手順で行います。
- 「メールイベント管理」の左メニューで、「取込画面項目」を選択
- 「取込画面項目設定」が表示されたら、データを取り込みたい画面項目の「設定」リンクをクリック
- 「取込み元設定」ポップアップが表示されたら、必要事項を入力
- 「完了」ボタンをクリック
- 手順2~4を繰り返して、データを取り込みたい画面項目を設定する
これで、取り込み先の画面項目を指定できました。
9.2.3 メール取込可能な画面項目
| No | 画面項目型 |
内容 |
| 1 | テキスト | 抽出した項目をテキストとして取り込みます。 |
| 2 | テキスト(複数行) | 抽出した項目を複数行テキストとして取り込みます。 |
| 3 | コンボボックス |
抽出した項目が、選択肢の項目名に完全一致した場合に取り込みます。 一致する項目が無い、複数に合致する場合は、取り込みを行わず、取込エラーとなります。 |
| 4 | ラジオボタン |
抽出した項目が、選択肢の項目名に完全一致した場合に取り込みます。 一致する項目が無い、複数に合致する場合は、取り込みを行わず、取込エラーとなります。 |
| 5 | チェックボックス |
抽出した項目が、選択肢の項目名に完全一致した場合に取り込みます。 複数の項目がある場合は、「;」(セミコロン)を区切り文字にします。 一致する項目が無い場合は、取り込みを行わず、取込エラーとなります。 選択肢に存在しない項目がある場合は、全てのデータの取り込みを行いません。 |
| 6 | リストボックス |
抽出した項目が、選択肢の項目名に完全一致した場合に取り込みます。 複数の項目がある場合は、「;」(セミコロン)を区切り文字にします。 一致する項目が無い場合は、取り込みを行わず、取込エラーとなります。 選択肢に存在しない項目がある場合は、全てのデータの取り込みを行いません。 |
| 7 | 日付 |
・メール送信日時：抽出した送信日付を取り込みます。 ・任意文字列：件名または本文(テキスト)から抽出した日付テキストを取り込みます。日付テキストのフォーマットは、「YYYY/MM/DD HH:MM:SS」または「YYYY/MM/DD」です。 フォーマットに一致しない場合は、取り込みを行わず、取込エラーとなります。 |
| 8 | 数値 |
抽出した項目の先頭から、数値として解釈可能な個所までを取り込みます。 数値として解釈不能なテキスト以降は無視されます。また、先頭から数値として解釈可能なデータが無い場合は、0を設定します。 |
| 9 | 添付ファイル | メールの添付ファイルを添付ファイル型画面項目に取り込みます。
|
| 10 | ユーザーマスタ | 抽出した項目とユーザーのメールアドレスを比較して、一致したユーザーをセットします。 |
| 11 | ライブラリ(カラム型) | 抽出した項目をライブラリ型画面項目に取り込みます。取り込むライブラリ型画面項目の表示形式はカラム型のみで、表示方法でカラム型を選択した場合のみ選択できます。複数件のアイテムと合致した場合は、取り込みを行いません。 |
9.2.4 メール取込で、返信メールを判別する
一部のメールクライアントで、返信時に、メールヘッダでメールを識別する「Message-ID」や返信メールを識別する「References」を付与しない場合があります。このような場合、次のように設定することで、取り込んだ返信メールの判別を改善することができます。
1.メールテンプレートで、メール件名に「<<案件ID>>」を含める
2.メール送信時に、案件のIDをメールの件名に含める
3.メール取込時のアクションを用意する
4.メール取込の項目抽出設定で、案件IDを抽出する
5.メール取込の取込ルールで、返信メールを抽出する
※通常の運用で、BIZ PLATFORMが返信メールを識別できている環境では、この設定は不要です。
1. メールテンプレートで、メール件名に「<<案件ID>>」を含める
- 管理者権限でログインし、管理画面を開く
- 「プロジェクト管理」タブをクリック
- 任意のプロジェクト情報を表示する
- 「その他の設定」の「メールテンプレート」-「詳細」をクリック
- メールテンプレートの「新規作成」ボタンをクリック
- メールテンプレートの「件名」に、下記を記述する
【案件ID:<<案件ID>>】<<アクション名>> <<タイトル>>
7.「完了」ボタンをクリック
2. メール送信時に、案件のIDをメールの件名に含める
メール送信時に、案件IDをメールの件名に含めるには、次のように設定します。
- プロセス一覧で、該当プロセスの「アクション」-「詳細」リンクをクリック
- 「メールを送信する」ファンクションを含むアクションで、「ファンクション」-「メール」-「(数値)」リンクをクリック
- 「ファンクション名:メールを送信する」画面で、次のように設定する
- テンプレート：件名に案件IDを挿入したメールテンプレート
- 案件IDをメールヘッダに含める：含める
- 返信先メールアドレス：（メール取込のアドレス）
3. メール取込時のアクションを用意する
メール取込時に実行するアクションは、次のように設定します。
- アクション一覧で、アクションを新規作成する
- 作成したアクションで、「実行制御」タブの「イベント管理用アクション」をオンにする
- 「完了」ボタンをクリック
4. メール取込の項目抽出設定で、案件IDを抽出する
メール取込の項目抽出設定で案件IDを抽出するには、次のように設定します。
- プロセス一覧で、イベント管理の任意のメールイベントを呼び出す
- 項目抽出設定の「新規作成」ボタンをクリック
- 項目抽出設定の「新規作成」画面が表示されたら、次のように設定する
- メール項目：件名
- 開始： 例 「 ：」
- 終了： 例 「 】」
4.「完了」ボタンをクリック
5. メール取込の取込ルール設定で、返信メールを抽出する
メール取込の取込ルール設定で、返信メールを抽出するには次のように設定します。
- 取込ルール設定の「取込ルール作成」ボタンをクリック
- 「取込ルール作成」画面が表示されたら、次のように設定する
- 案件マッチング条件：マッチング条件を指定する オン
- 条件追加：例 「作業依頼管理」の「ID」が 「メール項目：メール件名から抽出した案件ID」 「である」
※「4. メール取込の項目抽出設定で、案件IDを抽出する」の項目抽出設定を指定する
- 返信メールである： オフ
- 実行アクション：例 返信メール取込
※「3.メール取込時のアクションを用意する」のアクションを指定する
3.「完了」ボタンをクリック
※ 返信IDによる返信メール抽出と併用する場合は、2つ目の取込ルール設定を作成し、「返信メールである」をオンにしておきます。