ここでは、閲覧タグの働きについて説明します。
7.2.1 BIZ PLATFORMによるアクセス制御
BIZ PLATFORMで、プロセスの案件やライブラリのアイテムをアクセス制御するには、ユーザー/グループとロールに加えて、閲覧タグを使用します。ユーザー/グループ/ロールが、利用者ベースでアクセスを制御するのに対して、閲覧タグは、案件/アイテムベースでアクセスを制御します。
- ユーザー/グループ/ロール：利用者ベースのアクセス制御
- 閲覧タグ：案件/アイテムベースのアクセス制御
7.2.2 閲覧タグの働き
ユーザー・案件・アイテムは、それぞれ複数の閲覧タグを割り当てることができます。そして、特定の閲覧タグを持っているユーザーは、どれかひとつ同一の閲覧タグを付与されている案件・アイテムを表示・閲覧できます。一致する閲覧タグが付与されていない案件・アイテムは一切表示されず、件数などもカウントされません。
7.2.3 閲覧タグを表示するには
案件・アイテムの詳細画面に閲覧タグを表示するには、ロールの共通権限を設定しておきます。
ロールの共通権限で、「閲覧タグ編集権限」が"有り"になっている場合、案件の詳細画面に閲覧タグが表示されます。このとき新規起票時に、割り当てる閲覧タグを選択することができます。
7.2.4 閲覧タグを案件に割り当てる方式
閲覧タグを案件に割り当てる方法は、次のようにいくつかの方法があります。
- 新規起票/登録時に自動的に割り当てる
→ プロセス閲覧タグ、プロセス種別閲覧タグ、ライブラリ閲覧タグ - 起票時に、起票者に合わせて割り当てる → ユーザータグ
- 起票時に、起票者の属する組織に合わせて割り当てる → 組織閲覧タグ
- 閲覧タグ編集権限を持つユーザーがデータ登録・編集時に手動で付与/解除できる
→ 案件閲覧タグ - ライブラリのアイテムを案件に関連付けたとき、自動的に割り当てる
→ アイテムが持つ閲覧タグを引き継ぐ - 関連案件を作成したときに割り当てる
→ 関連元の閲覧タグを引き継ぐ＋新規起票時の閲覧タグ
7.2.5 プロセス閲覧タグ、プロセス種別閲覧タグ、ライブラリ閲覧タグ
この割り当て方式では、案件の起票時やライブラリのアイテム登録時に、自動的に閲覧タグを割り当てます。あるプロセスで案件を起票するとき、「プロセス閲覧タグ」「プロセス種別閲覧タグ」として登録してある閲覧タグを新規案件に付与します。同様に、ライブラリにアイテムを新規登録するとき、閲覧タグを自動的に付与する「ライブラリ閲覧タグ」もあります。
- プロセス閲覧タグ：起票時に自動的に付与する。付与するタグはプロセスごとに設定する。
- プロセス種別閲覧タグ：起票時に自動的に付与する。プロセス種別ごとに設定する。
- ライブラリ閲覧タグ：起票時に自動的に付与する。ライブラリごとに設定する。
なお、案件起票者は、プロセス閲覧タグと同じ閲覧タグなどを持っていなくても、案件を起票・閲覧できます。
7.2.6 ユーザータグ
「ユーザータグ」とは、閲覧タグの割り当て方法のひとつで、起票時に、起票者に合わせて割り当てられます。
閲覧タグを使用する際、設定が不十分でどれも閲覧タグが割り当てられない自体を防止するため、ユーザータグを使用することで、起票者だけは該当案件を閲覧可能になります。
ユーザータグを案件に表示するには、「閲覧タグ編集権限」を"有り"に設定しておきます。
7.2.7 組織閲覧タグ
案件起票者が持つ閲覧タグと、同じ閲覧タグを割り当てる方式です。あるプロセスで案件を起票するとき、案件起票者が持つ閲覧タグと、「組織閲覧タグ」として登録してある閲覧タグが一致したものを新規案件に付与します。
組織閲覧タグは、案件起票者の所属する組織や担当製品に従って、案件のアクセスを制御するときなどに利用します。
7.2.8 案件閲覧タグと閲覧タグ編集権限
案件閲覧タグは、手動で割り当てる閲覧タグを選択できる割り当て方式です。「案件閲覧タグ」として登録してある閲覧タグは、「閲覧タグ編集権限」が「有り」のロールのみが付与可能となります。新規の案件起票時には、プロセス閲覧タグと組織閲覧タグも選択可能です。
この割り当て方式を使用するには、ロール管理で、共通権限の「閲覧タグ編集権限」を"有り"に設定しておく必要があります。