【メール取込機能とは】
メール取込機能とは、クライアントメーラー等よりSmartStage/BIZ PLATFORMあてに送信されたメールから案件の起票や更新を行う機能です。
メール取込では、送信されたメールを該当項目に登録することが可能です。
メール取込で可能な設定は以下の2種類です。
・新規登録：案件を新規で取り込みます。
・返信メール取込：既に存在する案件に対してデータの更新を行います。
一意の値をキーにしてマッチした案件に対してデータ更新することが可能です。
いずれも、通常ユーザーが実行する「アクション」を、取り込まれたメールによって自動実行する仕組みとなります。
【送信メールと取り込まれた案件のイメージ】
予めメールから抽出する項目を指定して、案件起票時に画面項目として登録することが可能です。
【ステータスの自動遷移のイメージ】
メール取込にて、新規登録・データの更新のみならず、ステータスを遷移させることも可能です。
【対応中】ステータスにあった案件が返信メール取込によって【再対応中】ステータスへ遷移。
【設定方法】
設定は、管理画面の「イベント管理」と「プロセス管理」のアクション一覧にて実施いたします。
■取込メールのマッピング設定方法
取込を行うメールの抽出条件が設定可能です。
抽出項目と抽出範囲を指定することにより、メール本文または件名から抽出範囲を指定することができます。
例）
抽出項目名：キー
取込元：本文
抽出範囲：「キー：から行末までを抽出」
→メール本文の中から、「キー：」を抽出し、「キー：」の後ろの値を行末まで抽出します。
抽出した値は条件指定や、画面項目に設定することが可能です。
設定は管理画面で行いますので、任意に設定が可能です。
送信メールの本文
項目抽出設定にて本文内から「キー：から行末までを抽出」するよう設定
取込画面項目設定にてプロセス管理の画面項目の設定値に抽出項目「キー」を登録します。
プロセスへ新規起票され「内容」にメール本文内の「キー」項目が抽出され取り込まれました。
■取込ルール設定
取込ルール設定では、メール取込みをどのようなルール（新規取込み or 返信取込み 等）で行うかを設定することが可能です。
※ルール名順（No.1～）に実行され、ヒットされたルールでメール取込処理が走ります。
メールマッチング条件：
メール内容とのマッチングで、取り込み先のプロセス種別を変更したり、取り込み先のステータスを変更することが可能です。
案件マッチング条件：
既存案件内容がメールに含まれていた場合、既存案件に返信メールとして取り込むことが可能です。
「返信メールである」にチェックが付いている場合には、メールヘッダに記載のメールを識別する「Message-ID」や返信メールを識別する「References」で返信メールかどうかの判別をしています。
実行アクション：
メール取込みが行われた際に実行されるアクションを選択します。
アクションの設定は、プロセスの「アクション」にて設定します。
※「破棄する」の場合には、案件マッチング条件が「返信メールである」のみ適応されます。
マッチング条件の指定は機能いたしません。
プロセス種別：
取込み先プロセスの「プロセス種別」を選択します。
■画面項目とのマッピング
取込画面項目設定では、メールの内容を画面項目に取り込むことが可能です。
メール取込可能な画面項目の一覧は29.9. メールイベント管理 > 取込画面項目設定を参照願います。
取込ルール設定により、取込画面項目とのマッピングが可能です。
「項目抽出設定」で指定した抽出項目をどの画面項目に取り込むかを指定することができます。